Firmenbuchauszug FAQ
Häufig gestellte Fragen zum Firmenbuchauszug in Österreich – verständlich beantwortet. Von den Grundlagen über Kosten und Gültigkeit bis hin zu Signaturpflichten und Praxisfragen.
Grundlagen
Was ist ein Firmenbuchauszug?
Ein Firmenbuchauszug ist ein offizielles Dokument aus dem österreichischen Firmenbuch. Er enthält alle wesentlichen Informationen über ein eingetragenes Unternehmen: Firma (Name), Rechtsform, Sitz, Geschäftsführer, Gesellschafter, Stammkapital, Vertretungsbefugnisse, Prokuristen sowie etwaige Insolvenzvermerke.
Was ist der Unterschied zwischen Firmenbuch und Handelsregister?
Das österreichische Firmenbuch ist das Pendant zum deutschen Handelsregister. Beide Register erfassen eingetragene Unternehmen und deren wesentliche Daten. Im Gegensatz zum deutschen Handelsregister ist das österreichische Firmenbuch jedoch vollständig öffentlich – jede Person kann ohne Nachweis eines berechtigten Interesses einen Auszug anfordern.
Welche Unternehmen sind im Firmenbuch eingetragen?
Im Firmenbuch sind alle Kapitalgesellschaften (GmbH, AG), Personengesellschaften (OG, KG, GesbR), eingetragene Einzelunternehmen (e.U.), Genossenschaften, Vereine, die wirtschaftliche Tätigkeit ausüben, sowie ausländische Unternehmen mit Zweigniederlassung in Österreich eingetragen. Kleingewerbetreibende sind von der Eintragungspflicht befreit, können sich aber freiwillig eintragen lassen.
Was steht in einem Firmenbuchauszug?
Ein vollständiger Firmenbuchauszug enthält: Firmenbuchnummer (FN), Firmenwortlaut (Name des Unternehmens), Rechtsform, Sitz und Geschäftsanschrift, Unternehmensgegenstand, Geschäftsführer und deren Vertretungsbefugnisse (Einzel- oder Gesamtvertretung), Gesellschafter und deren Anteile, Stammkapital bzw. Grundkapital, Prokuristen, Gründungsdatum, Vollzugsübersicht (letzte Änderungen) sowie Insolvenzvermerke, falls vorhanden.
Was ist der Unterschied zwischen einem aktuellen und einem historischen Firmenbuchauszug?
Ein aktueller Firmenbuchauszug zeigt den derzeitigen Stand aller eingetragenen Daten. Ein historischer Firmenbuchauszug enthält zusätzlich alle gelöschten Eintragungen und zeigt damit die gesamte Unternehmensgeschichte – frühere Geschäftsführer, frühere Gesellschafter, Kapitalveränderungen, Umfirmierungen und Sitzverlegungen. Der historische Auszug wird vor allem bei Due-Diligence-Prüfungen und M&A-Transaktionen benötigt.
Firmenbuchauszug in 3 Minuten – ohne Anmeldung
€24,90 inkl. MwSt. | PDF per E-Mail | Optional amtlich signiert
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Kann jeder einen Firmenbuchauszug anfordern?
Ja. Das österreichische Firmenbuch ist ein öffentliches Register. Jede natürliche oder juristische Person kann jederzeit einen Firmenbuchauszug zu jedem eingetragenen Unternehmen anfordern, ohne ein berechtigtes Interesse nachweisen zu müssen. Das gilt auch für Privatpersonen und ausländische Anfragesteller.
Wie bekomme ich einen Firmenbuchauszug?
Es gibt drei Wege: (1) Persönlich beim zuständigen Bezirksgericht während der Amtsstunden. (2) Online über JustizOnline (portal.justiz.gv.at) mit Austria ID und registriertem Konto. (3) Über einen Online-Anbieter wie Easy Grund – ohne Anmeldung, ohne Austria ID, Bestellung in 3 Minuten, PDF per E-Mail.
Wie lange dauert es, bis ich den Firmenbuchauszug erhalte?
Bei Easy Grund erhalten Sie den Firmenbuchauszug in der Regel innerhalb weniger Minuten nach der Bestellung per E-Mail. Der Auszug wird direkt aus der amtlichen Firmenbuchdatenbank abgerufen.
Benötige ich eine Austria ID, um einen Firmenbuchauszug zu bestellen?
Nein – zumindest nicht bei Easy Grund. Über das offizielle JustizOnline-Portal des Bundesministeriums für Justiz ist eine Austria ID (Handy-Signatur oder Bürgerkarte) erforderlich. Bei Easy Grund können Sie ohne Registrierung und ohne Austria ID bestellen.
Wie finde ich die Firmenbuchnummer (FN) eines Unternehmens?
Sie können im Suchfeld auf der Easy-Grund-Bestellseite nach dem Firmennamen oder der FN suchen. Alternativ ist die Firmenbuchnummer auf Briefköpfen, Rechnungen, Website-Impressum und in der amtlichen Firmensuche unter firmenbuch.justiz.gv.at kostenlos einsehbar.
Kosten & Gültigkeit
Was kostet ein Firmenbuchauszug?
Bei Easy Grund kostet ein Firmenbuchauszug €24,90 inkl. MwSt. Beim Bezirksgericht persönlich beträgt die Gerichtsgebühr €15,00. Über JustizOnline mit Austria ID und registriertem Konto ist die günstigste Option verfügbar (ab ca. €5,56), setzt aber eine Registrierung voraus.
Wie lange ist ein Firmenbuchauszug gültig?
Es gibt keine gesetzliche Vorgabe zur Gültigkeitsdauer eines Firmenbuchauszugs. In der Praxis gilt: Banken und Versicherungen akzeptieren Auszüge, die nicht älter als 3 Monate sind. Bei öffentlichen Ausschreibungen nach dem BVergG wird häufig ein Auszug verlangt, der nicht älter als 6 Wochen ist. Behörden und Gerichte können eigene Anforderungen haben.
Gibt es einen kostenlosen Firmenbuchauszug?
Das Bundesministerium für Justiz stellt seit 2017 eine kostenlose Kurzinformation bereit. Diese enthält jedoch nur Firmenbuchnummer, Firma, Rechtsform, Sitz und Geschäftsanschrift. Für geschäftliche Zwecke – Banktermin, Ausschreibung, KYC, Vertragsabschluss – reicht die Kurzinformation nicht aus, da Geschäftsführer, Gesellschafter, Kapital und Vertretungsbefugnisse fehlen.
Signatur & Beweiskraft
Was ist ein amtssignierter Firmenbuchauszug?
Ein amtssignierter Firmenbuchauszug ist ein elektronisch signiertes PDF-Dokument, das mit der qualifizierten elektronischen Signatur des Bundesministeriums für Justiz versehen ist. Diese Signatur bestätigt die Echtheit und Unverfälschtheit des Auszugs. Gemäß § 292 ZPO hat ein amtssignierter Auszug die Beweiskraft einer öffentlichen Urkunde.
Wann brauche ich einen amtssignierten Firmenbuchauszug?
Ein amtssignierter Auszug ist in folgenden Fällen erforderlich oder empfohlen: bei Behördenvorlage (z. B. Gewerbebehörde, Finanzamt), bei Gerichtsverfahren, bei manchen öffentlichen Ausschreibungen (Vergabe nach BVergG), bei Notarterminen (z. B. Anteilsübertragung, Satzungsänderung). Für Bankauskünfte, Kreditanträge, Due Diligence und Vertragsabschlüsse reicht in der Regel ein aktueller PDF-Auszug ohne gesonderte amtliche Signatur.
Was ist der Unterschied zwischen einem signierten und einem nicht signierten Auszug?
Beide Auszüge stammen aus der amtlichen Firmenbuchdatenbank und enthalten die gleichen Daten. Der Unterschied liegt in der rechtlichen Beweiskraft: Der amtssignierte Auszug ist mit einer qualifizierten elektronischen Signatur der Justiz versehen und gilt als öffentliche Urkunde. Der nicht signierte Auszug (einfaches PDF) hat dieselbe Informationsgrundlage, aber keine urkundenähnliche Beweiskraft.
Wie erkenne ich, ob ein Firmenbuchauszug amtlich signiert ist?
Ein amtssignierter Auszug enthält eine Signatur-Seite am Ende des PDFs mit dem Hinweis auf die elektronische Behördensignatur des Bundesrechenzentrums (BRZ) im Auftrag des BMJ. In Adobe Acrobat und kompatiblen PDF-Readern ist die Signatur unter "Zertifikate" oder "Unterschriften" sichtbar und kann verifiziert werden.
Inhalt & Interpretation
Was bedeutet "Einzelvertretung" und "Gesamtvertretung" im Firmenbuch?
Einzelvertretung bedeutet, dass der eingetragene Geschäftsführer oder Prokurist das Unternehmen allein und ohne Mitwirkung eines weiteren Vertretungsberechtigten rechtswirksam verpflichten kann. Gesamtvertretung bedeutet, dass immer mindestens zwei der eingetragenen Vertreter gemeinsam handeln müssen. Bei Vertragsabschlüssen ist dieser Unterschied entscheidend: Ein allein unterschreibender Gesamtvertreter bindet das Unternehmen nicht rechtswirksam.
Was ist ein Insolvenzvermerke im Firmenbuchauszug?
Wenn über ein Unternehmen ein Insolvenzverfahren (Konkurs, Sanierungsverfahren) eröffnet wurde, wird dies im Firmenbuch vermerkt. Ebenso wird eingetragen, wenn ein Insolvenzverfahren mangels Vermögens nicht eröffnet wurde. Diese Einträge bleiben auch nach Abschluss des Verfahrens sichtbar. Für Kreditgeber, Vertragspartner und Ausschreibende sind Insolvenzvermerke ein sofortiges Warnsignal.
Was bedeutet "Vollzugsübersicht" im Firmenbuchauszug?
Die Vollzugsübersicht listet chronologisch die letzten Änderungen im Firmenbucheintrag auf – z. B. Geschäftsführerwechsel, Kapitalerhöhungen, Sitzverlegungen oder Satzungsänderungen. Sie gibt einen schnellen Überblick über die Aktivität im Unternehmen und ist wichtig bei der Beurteilung von Stabilität oder Veränderungsdynamik.
Was ist der Unternehmensgegenstand im Firmenbuchauszug?
Der Unternehmensgegenstand beschreibt den eingetragenen Tätigkeitsbereich des Unternehmens, also womit die Gesellschaft offiziell befasst ist (z. B. "Handel mit technischen Geräten", "Erbringung von IT-Dienstleistungen"). Bei Ausschreibungen prüfen Vergabestellen, ob der Unternehmensgegenstand zur ausgeschriebenen Leistung passt.
Was ist eine FN-Nummer und wie ist sie aufgebaut?
Die FN-Nummer (Firmenbuchnummer) ist die eindeutige Identifikationsnummer eines Unternehmens im österreichischen Firmenbuch. Sie besteht aus einer Zahl gefolgt von einem Buchstaben, z. B. "FN 123456 a". Der Buchstabe gibt das zuständige Landesgericht an: "a" steht für Wien, "b" für Graz, "f" für Linz usw. Mit der FN findet man ein Unternehmen eindeutig – auch wenn der Name geändert wurde.
Wie finde ich den wirtschaftlichen Eigentümer (UBO) eines Unternehmens?
Der Firmenbuchauszug zeigt die eingetragenen Gesellschafter und deren Anteile. Für den wirtschaftlichen Eigentümer (Ultimate Beneficial Owner, UBO) im Sinne des WiEReG (Wirtschaftliche Eigentümer Registergesetz) ist zusätzlich das Register der wirtschaftlichen Eigentümer (WiEReg) relevant. KYC-pflichtige Stellen (Banken, Notare, Steuerberater) müssen beide Register prüfen.
Verwendung & Praxis
Wann brauche ich einen Firmenbuchauszug bei der Bank?
Banken verlangen den Firmenbuchauszug bei der Kontoeröffnung für Geschäftskunden, bei Kreditanträgen, bei Leasingverträgen und bei allen Transaktionen, die eine KYC-Prüfung (Know Your Customer) nach dem FM-GwG erfordern. Die meisten Banken akzeptieren einen Auszug, der nicht älter als 3 Monate ist.
Kann ich den Firmenbuchauszug eines fremden Unternehmens anfordern?
Ja, uneingeschränkt. Das österreichische Firmenbuch ist ein öffentliches Register. Sie können den Auszug jedes eingetragenen Unternehmens anfordern, ohne Begründung und ohne Zustimmung des Unternehmens. Das ist wichtig für die Prüfung von Geschäftspartnern, Lieferanten oder potenziellen Investitionsobjekten.
Was ist der Unterschied zwischen Firmenbuchauszug und Registerauszug?
"Registerauszug" ist häufig ein allgemeiner Begriff für Auszüge aus öffentlichen Unternehmens- oder Handelsregistern. In Österreich ist das der Firmenbuchauszug aus dem Firmenbuch. In Deutschland entspricht dem der Handelsregisterauszug. International gebräuchlich ist auch "Company Extract" oder "Certificate of Good Standing".
Brauche ich den Firmenbuchauszug meines eigenen Unternehmens?
Ja, in vielen Situationen. Als Unternehmen benötigen Sie Ihren eigenen Firmenbuchauszug bei Bankgesprächen und Kontoeröffnungen, bei Kreditanträgen, bei Angebotsabgaben in Ausschreibungen, bei Förderanträgen und bei Notarterminen. Bestellen Sie ihn erst kurz vor dem jeweiligen Termin, damit er aktuell ist.
Weiterführende Informationen
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